Dematerializzazione dei Documenti

La cosiddetta “dematerializzazione” dei documenti non è un argomento nuovo, ma oggi è diventato di grande attualità, con l’entrata in vigore del Codice dell'amministrazione digitale, viene finalmente data attuazione, ai meccanismi deputati a realizzare in concreto la tanto auspicata “scomparsa della carta”.
Gli obiettivi della dematerializzazione sono due, ben distinti tra loro: da una parte si punta ad eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con registrazioni informatiche, dall’altra si adottano criteri per evitare o ridurre la creazione di nuovi documenti cartacei.

Le aziende, oggi impiegano circa il 40% dei costi relativi al personale, per la gestione dei documenti.
Circa l'8% del personale d'ufficio in Italia stampa fino a 50 pagine al giorno, il 10% dichiara di stampare tutto quello che riceve, mentre il 25% del personale è abituato a stampare le e-mail solo per leggerle!

La gestione elettronica documentale (Document Management System - DMS), permette di conservare e proteggere i documenti in “fascicoli elettronici” attraverso l'utilizzo di indici e chiavi di ricerca, offrendo: un notevole risparmio di tempo impiegato nella ricerca dei documenti, risparmio sugli spazi destinati agli archivi cartacei ed infine non meno importante migliorando la sicurezza.

Le recenti normative regolamentano la materia, obbligando ad adottare standard di sicurezza certificati, favorendo l'impiego di documenti digitali e la relativa archiviazione in diversi ambiti, per esempio nello svolgimento di attività di fatturazione e contabilità.
Oggi, i documenti elettronici che contengono firme digitali, possono essere considerati a tutti gli effetti documenti autentici, qualifica che in passato spettava solo a documenti cartacei avvalorati da timbri, firme o bolli.

Oggi noi siamo al vostro fianco per espletare questo servizio, che si avvale dell'uso di un Software DMS e di collaborazioni qualificate che ci permettono di offrire un servizio altamente Professionale.
Il Software DMS consente l'archiviazione dei documenti adottando diverse sistemi a seconda delle necessità, permettendo:
ai documenti analogici (cartacei) di diventare digitali, cioè ogni pagina verrà digitalizzata e verranno aggiunte alla stessa in automatico tutte le chiavi di ricerca necessarie al suo reperimento immediato;
ai documenti già digitali (e-mail, documenti creati tra le diverse postazioni e i vari uffici) di essere archiviati e conservati con gli stessi criteri di indicizzazione e di chiavi di ricerca usate per i documenti analogici, per essere ritrovati al bisogno.

Il processo di conservazione garantisce che i documenti siano statici, inalterabili, con data certa, siano sottoscritti mediante firma digitale, siano leggibili, e a richiesta, stampabili su carta e resi disponibili su supporto ottico nel luogo di conservazione delle scritture contabili, in occasione di verifiche e controlli.